HESTEK.CO.ID — Minimnya dukungan anggaran dan keterbatasan tenaga arsiparis menjadi perhatian Komisi I DPRD Provinsi Gorontalo saat melakukan monitoring tata kelola kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Gorontalo Utara, Kamis (15/10/2026).
Wakil Ketua Komisi I DPRD Provinsi Gorontalo, Sitti Nurayin Sompie, mengatakan kunjungan tersebut bertujuan melihat langsung kondisi pengelolaan arsip daerah sekaligus mengidentifikasi berbagai kendala yang masih dihadapi instansi terkait.
Menurut Sitti, hasil monitoring di sejumlah daerah sebelumnya memperlihatkan bahwa sektor kearsipan masih menghadapi persoalan dukungan anggaran. Kondisi itu dinilai berdampak terhadap kualitas pelayanan hingga upaya pengembangan sistem arsip digital.
“Yang menjadi sorotan kami dari kunjungan-kunjungan sebelumnya, kinerja dan anggaran kearsipan sangat minim sehingga memengaruhi pelayanan kearsipan serta menghambat inovasi pengembangan arsip digital,” ungkap Sitti Nurayin Sompie.
Ia menilai, keterbatasan anggaran seharusnya tidak menjadi alasan untuk mengabaikan peningkatan kualitas pelayanan. Komitmen aparatur pengelola kearsipan tetap perlu dijaga, sementara evaluasi dan pembenahan harus dilakukan secara berkelanjutan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam pertemuan yang berlangsung bersama jajaran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Gorontalo Utara itu, Kepala Bidang Perpustakaan, Yetty C.P. Amu, S.Sos., menjelaskan bahwa keterbatasan anggaran operasional masih menjadi salah satu hambatan dalam menjalankan tugas dan fungsi kearsipan.
Meski demikian, kondisi tersebut tidak menyurutkan semangat ASN maupun PPPK dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Yetty mengungkapkan, instansinya saat ini memiliki lima pejabat fungsional arsiparis, masing-masing dua arsiparis ahli muda dan tiga arsiparis terampil. Jumlah tersebut masih jauh dari kebutuhan karena terdapat sembilan formasi jabatan fungsional arsiparis yang belum terpenuhi.
Untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut, pihaknya telah mengusulkan sebanyak 124 ASN/PPPK pada 2026. Usulan itu telah mendapatkan rekomendasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), tetapi masih menunggu persetujuan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
“Nantinya sebagian usulan yang lulus uji kompetensi BKN akan ditempatkan di beberapa OPD. Namun kendalanya, bila persetujuan uji kompetensi dikeluarkan, kami tidak memiliki anggaran,” jelas Yetty.
Menanggapi hal itu, Sitti menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak boleh dipandang sebagai pekerjaan administratif semata. Arsip memiliki kedudukan penting dalam penyelenggaraan pemerintahan karena menjadi sumber informasi sekaligus bukti autentik atas proses dan keputusan yang diambil pemerintah.
“Dokumentasi arsip ini mungkin pada saat ini sepertinya tidak penting. Tapi karena berhubungan dengan pengelolaan pemerintahan, pasti suatu saat akan dimanfaatkan dan digunakan di kemudian hari. Arsip tidak sekadar dokumen, tetapi bukti autentik yang merekam proses, keputusan, dan hasil kegiatan,” tegasnya.
Pandangan serupa disampaikan Anggota Komisi I DPRD Provinsi Gorontalo, Ramdan Liputo. Ia menyebut hampir seluruh aktivitas pemerintahan memiliki rekam dokumentasi yang nantinya dapat menjadi bahan penelusuran, baik terkait pelaksanaan program maupun proses pengambilan kebijakan.
Menurut Ramdan, keberadaan arsip bukan hanya dibutuhkan untuk kepentingan administrasi saat kegiatan berlangsung, tetapi juga menjadi sumber informasi bagi pemerintahan pada masa mendatang.
“Olehnya, pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian dari tanggung jawab semua pihak, terutama pemerintah,” tutup Ramdan.
Kunjungan kerja tersebut diterima oleh Kepala Bidang Perpustakaan Yetty C.P. Amu, didampingi Pejabat Fungsional Ahli Muda, Teti Ahmad Naue, S.Pd., M.Pd.
Komisi I DPRD Provinsi Gorontalo berharap hasil monitoring ini menjadi bahan evaluasi bagi pemerintah daerah untuk memperkuat tata kelola kearsipan, terutama melalui dukungan anggaran, pemenuhan kebutuhan tenaga arsiparis, serta pengembangan sistem pengelolaan arsip yang tertib dan berkelanjutan.
